«Нет ничего более легкого, чем быть занятым.
И нет ничего более трудного, чем быть результативным.»
Ален Маккензи

Как часто Ваши сотрудники тратят свое рабочее время впустую? Коллектив большой, работа «‎кипит». И первый тревожный звоночек — отсутствие результатов — Вы заметите не сразу.Но ведь все работают, не покладая рук! В чем причина? Возможно, Ваши сотрудники занимаются делами, которые не продвигают компанию к успеху. Среди всей этой суматохи Вам нужно определить, куда уходит рабочее время Ваших подчиненных  вести хронометраж рабочего времени.

Что такое хронометраж рабочего времени?

Хронометраж это запись всего, что человек делает в течение рабочего дня. Здесь мы включаем полностью все: рабочие задания, перерывы, совещания, встречи и пр. В идеале каждому нужно фиксировать хронометраж всего дня  сколько времени идет на сон, на работу, на хобби, семью и пр. Это позволит человеку увидеть куда направлена эго жизнь и что отнимает драгоценное время.

Делать записи необходимо максимально точно и в течение 1-2 недель. После чего:

  1. Проанализировать полученные данные.
  2. Найти те дела, которые отнимают время, но взамен не продвигают компанию к достижению целей.
  3. Решить, какие изменения нужны.
  4. Внедрить изменения.

Хронометраж это тот инструмент, который помогает понять: почему нет главного результата. Несмотря на то, что есть цели, действия по их достижению и мотивация.

Хронометраж позволяет понять, какой эффект от затраченных усилий и приносят ли они плоды.

Насколько важно ведение хронометража

Чтобы понять важность хронометража, приведем выдержку из книги Г.А. Архангельского «Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы».

Руководитель нескольких отделов в московском IT-холдинге, цитаты из отзыва которого мы приведем, никак не может быть отнесен к кабинетным ученым. Тем не менее хронометраж оказался полезен. Покажем, как это произошло.

«Я считал, что являюсь для окружающих людей вообще и для своих подчиненных в частности эталоном рациональности и эффективности два высших образования, успешная карьера, профессиональный рост, спорт, иностранные языки. Я был уверен, что знаю, как организовать личное время, что могу этому научить других. Все окружающие знали, что с аргументом «у меня не хватает на это времени» ко мне лучше не подходить.

Однако я решил все-таки провести эксперимент и начал хронометраж личных затрат времени.

  • Первое были обнаружены значительные резервы личного времени. Если бы до начала хронометража мне сказали, что у меня есть такой запас времени, который я могу использовать по своему усмотрению, я бы воспринял это как неудачную шутку, но на самом деле это оказалось реальностью. Около 2,5 часов рабочего времени ежедневно тратилось на «обработку внешних прерываний» и возврат к выполнявшейся ранее работе.
  • Второе (и наиболее важное) я начал остро ощущать неэффективность всех происходящих вокруг процессов. Появилось так называемое «чувство времени», быстро переросшее в «чувство эффективности», немного зудящее ощущенеие не идеальности организации работы вокруг.

Результатом явилось создание в компании вокруг себя «зоны эффективности», т.е. такого жизненного пространства, попав в которое окружающие могут комфортно себя чувствовать только в том случае, если они эффективно расходуют свое и чужое время».

В каких сферах используют хронометраж времени:

  • Личная эффективность:
    Анализируем сколько идет на соц. сети, сколько идет на общение с «не нужными» людьми, сколько времени отводится для себя, своей семьи жизни. Советуем для тех, кто всегда «ничего не успевает», чтобы начать успевать все.
  • Эффективность работы:
    Фиксируем сколько мы лично тратим на рутинные задания, сколько времени уходит на помощь кому-то и сколько мы действительно работаем над тем, что приносит результат и деньги. Зная когда нам нужен отдых и когда приходят люди, которые норовят украсть время мы можем менять распорядок дня под себя.
  • Результативность работы сотрудников:
    Для настоящих руководителей оценка эффективности каждого сотрудника поможет не только выполнить план или цели компании, но и поможет ему открыть глаза на то, что где-то он не дозарабатывет тратя свое время на лишние действия.

Пример хронометража рабочего времени

В течение дня в специальный бланк заносятся все дела, которыми занимается наблюдаемый. Нужно зафиксировать:

  • время начала дела;
  • время его окончания;
  • название дела.
Журнал учета времени пример

Например:

8.00 – пришел на работу.
8.00-8.15 – перекур с коллегами
8.15-8.45 – проверил почту
8.45-9.15 – обсудил с коллегами проект
….
12.00-12.30 – обед
12.30-12.55 – совещание
13.00-14.00 – обзвон клиентов

И так далее.

Недостатки классического хронометража рабочего времени

1. Это длительный и трудоемкий процесс. Классический хронометраж это кропотливое, многочасовое стенографирование рабочего дня. С карандашом, с бумагой, с секундомером.

2. Страдает работа компании. Если Вы хотите провести хронометраж рабочего дня сотрудника, у Вас есть 2 пути:

  • Поручить это задание самому сотруднику. Минусы: человек будет отвлекаться от работы, чтобы сделать запись; возможно влияние субъективных факторов, неточность.
  • Выделить отдельного человека для наблюдения. Минусы: нужно выплачивать еще одну зарплату; наблюдатель может неверно оценивать работу сотрудника.

3. Компьютеризация труда. Наблюдающему трудно оценить, что именно сотрудник в данный момент делает? Вот сейчас, когда он вносит какие-то цифры в «окошки» интерфейса?

Возможно ли упростить хронометраж рабочего времени?

 

хронология рабочего дня

 

Автоматизированный хронометраж рабочего времени

Ваши сотрудники работают в основном за компьютером?

Тогда для Вас есть более оптимальное решение, которое не требует контроля с Вашей стороны. Это Yaware.TimeTracker  программа хронометраж рабочего времени.

Используйте Yaware.TimeTracker и получите такие выгоды:

  • Максимально точные (до 1 минуты) записи того, что делал сотрудник
  • Запись времени, когда происходила смена деятельности. Вы поймете, работает ли сотрудник сосредоточенно над одним делом или часто отвлекается. Ведь известно: чтобы опять включиться к выполнявшейся ранее работе, нужно 15 минут!
  • Хронометраж 7 дней в неделю, 24 часа в сутки.
  • «Экологичный» хронометраж Yaware.TimeTracker работает в фоновом режиме и не отвлекает сотрудника от обычной работы. Вы увидите, как Ваши сотрудники ведут себя в естественных условиях.

2 недели столько длится бесплатный тестовый период. Как раз достаточно, чтобы увидеть первый эффект от хронометража рабочего времени.

Не теряйте время! Начните повышать эффективность сотрудников уже сегодня. Для этого зарегистрируйтесь на сайте и установите Yaware.TimeTracker на рабочие компьютеры компании.

Register

Эффективный учет времени за компьютером

Обсуждение закрыто.